Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung – Funtime Personaltool 1. Verantwortlicher Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Personaltools ist: Funtime Services GmbH, Am Sonnenberg 45, 44879 Bochum. Vertreten durch den Geschäftsführer Dustin Mahmoodian. Registergericht: Amtsgericht Bochum, HRB 16406. Telefon: 0234 62343039. E-Mail: datenschutz@funtime-services.de Im Folgenden „Funtime". Soweit Einsätze für die Funtime Care gGmbH durchgeführt werden, erfolgt die Verarbeitung der beschäftigungsbezogenen Daten insoweit für diese als Arbeitgeberin; Ansprechpartner und Kontaktdaten sind identisch. 2. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen Das Personaltool dient der Bewerbung, Einstellung, Einsatzplanung, Durchführung und Abrechnung von Betreuungseinsätzen. Funtime verarbeitet die Daten zu folgenden Zwecken: 2.1 Bewerbungsverfahren Verarbeitung der über das Bewerbungsformular eingegebenen Angaben und hochgeladenen Unterlagen (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, optional Foto) zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG. 2.2 Personalverwaltung und Einsatzplanung Verwaltung der Stammdaten, Rollen und Qualifikationen, Erfassung von Verfügbarkeiten (Wunsch-Kalenderwochen), Planung und Besetzung von Einsätzen an den Standorten sowie Verwaltung vorgeschriebener Nachweise (z. B. erweitertes Führungszeugnis nach § 72a SGB VIII, Erste-Hilfe-Nachweis). Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Nachweispflichten bestehen. 2.3 Zeiterfassung und Lohnabrechnung Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten während der Einsätze (durch die jeweilige Schichtleitung), Ermittlung der Vergütung aus erfassten Stunden und hinterlegten Stundensätzen, Prüfung und Freigabe durch das Organisationsteam, Erstellung von Abrechnungsunterlagen sowie Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen in der persönlichen Dokumentenmappe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 Abs. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Pflichten). 2.4 Angaben zur Religionszugehörigkeit (Konfession) und zu Kindern Die Konfession wird ausschließlich für den ordnungsgemäßen Lohnsteuerabzug (Kirchensteuer) erhoben, die Anzahl der Kinder für lohnsteuerliche Zwecke (z. B. Kinderfreibeträge). Die Religionszugehörigkeit zählt zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG (Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeits-, Steuer- und Sozialrecht). 2.5 Gesundheitsbezogene Angaben Verarbeitung freiwilliger Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten der Mitarbeitenden, soweit sie für die sichere Durchführung der Einsätze (z. B. Verpflegung, Notfälle) erforderlich sind. Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG, im Übrigen ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. 2.6 Verträge, Personalfragebogen und elektronische Signatur Erstellung von Arbeitsverträgen und weiteren Personaldokumenten aus den hinterlegten Daten und deren elektronische Unterzeichnung im Tool. Zum Nachweis der Unterzeichnung werden der getippte Name, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser-Kennung (User-Agent) und eine kryptografische Prüfsumme des Dokuments protokolliert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit der Unterzeichnung). 2.7 Kommunikation und Schichtorganisation Versand organisatorischer Nachrichten (internes Postfach und E-Mail, z. B. Einsatz-Informationen, Dokument-Benachrichtigungen, Passwort-Links), Bereitstellung von Schichtboards für final besetzte Einsätze (Name, Rolle, für Schichtleitungen zusätzlich Telefonnummer und Notfallkontakt des Teams) sowie Führung eines Kassenbuchs je Einsatzwoche durch die Standortleitung (Handgeld, Ausgaben/Einnahmen mit Belegfotos). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 Abs. 1 BDSG; für Abrechnungsbelege zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. 2.8 Bankdaten Verarbeitung der IBAN/BIC zur Auszahlung der Vergütung. Änderungen der Bankverbindung werden zur Sicherheit per E-Mail-Bestätigungslink verifiziert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 3. Kategorien der verarbeiteten Daten Bewerbungs- und Stammdaten: Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Familienstand, Bildungs- und Schulabschluss, Erwerbsstatus, Sprachkenntnisse, Führerschein- und Mobilitätsangaben, Vorerfahrung, hochgeladene Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, ggf. Foto, ggf. Aufenthaltstitel). Abrechnungsrelevante Angaben: IBAN/BIC, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Steuerklasse, Konfession, Anzahl der Kinder, Personalnummern, Stundensätze, erfasste Arbeitszeiten, Vergütungs- und Abrechnungsdaten, bei Übungsleiter:innen Gutschriften/Abrechnungen. Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Religionszugehörigkeit (Konfession) sowie freiwillige Angaben zu Allergien/Unverträglichkeiten. Angaben zu Dritten: Notfallkontakt (Name, Telefonnummer). Die eingebende Person sichert zu, dass die Kontaktperson über die Angabe informiert ist. Einsatz- und Nachweisdaten: Einsatzplanung und -historie, Verfügbarkeiten, Nachweise mit Gültigkeitsdaten, Dokumente der Dokumentenmappe einschließlich Signaturprotokoll, Schichtboard-Beiträge, Kassenbuch-Buchungen mit Belegfotos. Technische Daten: Login-Daten (E-Mail, Passwort-Hash), Sitzungs-Cookies, Zeitpunkt des letzten Logins sowie ein internes Änderungsprotokoll (Audit-Log) über wesentliche Aktionen im Tool zur Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsvermeidung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). 4. Empfänger und Auftragsverarbeiter 4.1 Interne Empfänger: Die Daten sind für das Organisationsteam von Funtime zugänglich. Schichtleitungen sehen die für ihre Schicht erforderlichen Angaben ihres Teams (Name, Rolle, Telefonnummer, Notfallkontakt, Allergien) sowie die Zeiterfassung ihrer Schicht. 4.2 Steuerbüro: Zur Lohn- und Gehaltsabrechnung übermittelt Funtime die abrechnungsrelevanten Daten (einschließlich Steuerklasse, Konfession und Kinderzahl) an das mit der Lohnabrechnung beauftragte Steuerbüro. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG. 4.3 Auftragsverarbeiter: Funtime setzt für den technischen Betrieb sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die ausschließlich weisungsgebunden und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO tätig sind: SmartBase GmbH, Ruhrbogen 36, 45529 Hattingen (Entwicklung, technischer Betrieb und Wartung des Personaltools). Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Server-Hosting; Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland). Resend, Inc. (USA) für den Versand der Transaktions-E-Mails. Dabei findet eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA statt. Resend ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO. Ergänzend hat Resend Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Auftraggeber (Kunden), für die Betreuungsangebote durchgeführt werden, erhalten über dieses Tool keine Personaldaten der Mitarbeitenden. 5. Speicherdauer Bewerbungen: Abgelehnte Bewerbungen werden einschließlich der hochgeladenen Unterlagen sechs Monate nach der Ablehnung automatisch gelöscht (Nachweisfrist im Hinblick auf das AGG). Mitarbeitenden-Daten: Bleibt ein Konto 24 Monate ohne Login und ohne Einsatz, werden die personenbezogenen Profildaten automatisch entfernt (Anonymisierung). Hiervon ausgenommen bleiben Unterlagen mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten: Lohn- und Abrechnungsdaten, Verträge, Personalnummern und Buchhaltungsbelege (einschließlich Kassenbuch-Belegen) bewahrt Funtime für die Dauer der gesetzlichen Fristen auf (in der Regel sechs bzw. zehn Jahre gemäß § 147 AO, § 257 HGB, § 8 MiLoG) und löscht sie nach deren Ablauf. Schichtboards: Beiträge und dort bereitgestellte Teilnehmer-Informationen werden 60 Tage nach dem Schichtende automatisch archiviert bzw. gelöscht. 6. Cookies und technische Verarbeitung 6.1 Das Personaltool verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und Sitzungsverwaltung (einschließlich einer tool-übergreifenden Anmeldung für das Organisationsteam). Es findet keine Nutzeranalyse, kein Tracking und keine Weitergabe an Werbenetzwerke statt. 6.2 Für die Zeiterfassung an Standorten mit schlechter Netzabdeckung können Buchungen vorübergehend lokal auf dem Gerät der Schichtleitung zwischengespeichert werden (Offline-Funktion); sie werden bei bestehender Verbindung übertragen und lokal entfernt. 6.3 Beim Aufruf des Tools werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, soweit dies für die sichere Bereitstellung erforderlich ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb). 7. Rechte der betroffenen Personen Betroffene Personen haben nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber Funtime: Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. 8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211 38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de 9. Freiwilligkeit der Angaben Die Bereitstellung der als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben ist für die Bearbeitung der Bewerbung bzw. die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Angaben kann die Bewerbung nicht bearbeitet bzw. das Beschäftigungsverhältnis nicht ordnungsgemäß abgewickelt werden. Angaben zu Allergien sind freiwillig; ihre Nichtangabe kann jedoch die Berücksichtigung bei der Einsatzorganisation einschränken. 10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Auch der Planungs-Vorschlagsmechanismus trifft keine automatisierten Entscheidungen; über Einsätze entscheidet stets das Organisationsteam. 11. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juli 2026. Funtime passt sie an, sobald Änderungen der Verarbeitung oder der rechtlichen Rahmenbedingungen dies erforderlich machen.